조사계획->범위확정->부서조사->관리부실사->정리작업->조사마감->조사보고(결산)
단계로 진행된다.
문제점 :
전산화 및 자동 인식(바코드, RFID)등의 도입이 안되어 있을 경우 조사 대상 자산
수량이 많을 경우 많은 인력과 시간이 필요 하거나 조사 자체가 불가능 할 수도 있다.
해결 방법 :
@ 대학교, 기업, 기관의 실정에 맞는 전산화를 진행 해야 하며 다음의 항목을 고려
하여 시스템을 도입 한다.
1) 인프라 구축
재물조사(자산실사)의 정확성과 능률을 높이기 위해서는 모바일 장비를 활용 하여
자동 인식 가능한 매체(바코드라벨,RFID Tag)를 재물(자산)에 부착해야 한다.
재물(자산)의 인식 라벨 부착은 가장 기본 적인 요소이며 시스템의 필수 요소이다.
인프라 구축(기초재물조사)은 개별적인 재물(자산)의 식별 작업과 인식 매체의
부착 작업을 동시에 진행 해야 하므로 많은 어려움과 시간이 필요 하다.
2) 조사 프로세스 개선
- 조사 계획 수립
조사일정, 조사범위, 조사시행방법, 인력운영계획 등 계획을 수립한다.
- 부서 자율 조사
부서 자율 조사 방법을 개선 하여 다양한 조사 방법과 모바일 장비를 지원하여
자율 조사 과정에서 자동 인식된 Data를 수집 할 수 있도록 처리 한다.
- 조사 자료 정리
자동 인식 수집된 자료를 분류 하고 수집 자료의 이력을 관리 하여 조사 관리자가
재분류 처리 한다.
- 마감 결산 처리
자료 정리 및 처리 완료된 조사 정보를 시스템에 적용 한다.
3) 조사 방법 개선
- 조사 주체를 관재(관리)팀이 아니라 부서 담당자로 변경 진행한다.
: 재물 조사는 많은 인원이 투입 될 수록 기간이 단축 되고 효과도 극대화 할 수
있으므로 지정된 기간에 조사를 완료 할 수 있도록 하는 것이 관건이다.
- 구축된 인프라(바코드,RFID)를 최대한 활용 할 수 있도록 장비를 지원 한다.
: 조사에 이용할 수 있는 장비
. PDA - 휴대용 컴퓨터 ( 바코드 , RFID Tag 인식이 가능 )
. 스마트폰 - 조사용 앱 + 바코드 스캐너 ( 블루투스 , RS232C )
. 태블릿PC - WEB을 통한 조사
. PC,노트북 - WEB을 통한 조사
% 조사 방법 개선의 목표는 수기(종이)를 통한 조사를 없애고 조사 주체가
활용 가능한 장비 또는 기구를 통해 실시간 조사 정보를 Data화 하는데 있다.
4) 조사 자료 정리 및 결산
- 재물 조사는 최대한 빠른 시간 안에 완료 할 수 있으면 최선이나, 조사 환경에 따라
긴 시간이 소요 되는 경우가 대부분이다. 조사 기간이 길어 지면 예상 하지 못했던
상황이 많이 발생 할 수 있는데 이럴 경우 자료를 정리 할 때 필수 적으로 필요 한
것이 조사 과정의 모든 이력을 볼 수 있어야 한다. 이를 통해 재물의 변동 정보를
정리 하고 변동 사항을 처리 하여 재물 조사를 결산한다.
5) 조사 결과 연동 (I/F)
- 재물 조사 자료의 정리 및 결산이 완료 되면 처리된 자료를 자산관리(재물관리)
시스템 자료에 확정 적용 처리 한다.
6) 조사 시스템 도입 고려 사항
- 사례 참조 ( 대학교인 경우 타 대학의 도입 운영 사례 견학 등 )
: 시스템은 도입 후 운영 하지 않은 상태에서 평가가 어려우며 또한 장기간 사용
후에 업무 프로세스 등의 문제점이 확인 되므로 이미 되돌릴 수 있는 상태가
되므로 초기 도입 계획 시점에 이미 운영 중인 타 대학 등의 사례를 참조하여
업체를 선정 하는 것이 중요 하다.
- 기간 시스템과의 유연한 연동
: 대학교 종합정보시스템 기업의 ERP 시스템등 기간 시스템과의 유연한 연동
이 가능 하고 지속적인 지원 여부 확인이 필요하다.
: 대학교 종합정보시스템 기업의 ERP 시스템등 기간 시스템과의 유연한 연동
이 가능 하고 지속적인 지원 여부 확인이 필요하다.
- 다양한 자동 인식 장비( PDA , 스마트폰, 바코드프린터 )의 활용
: 바코드, RFID 등의 자동 인식 매체의 인식 가능한 장비의 지원 여부, 향후
장비 도입에 따른 지원 기술 보유 여부 확인이 필요하다.
: 바코드, RFID 등의 자동 인식 매체의 인식 가능한 장비의 지원 여부, 향후
장비 도입에 따른 지원 기술 보유 여부 확인이 필요하다.
- 유지 보수 및 시스템 업그레이드의 유연성
: 유지 보수 및 시스템 업그레이드 등의 서비스 지원 범위 및 비용 확인.
: 유지 보수 및 시스템 업그레이드 등의 서비스 지원 범위 및 비용 확인.
: 재물조사(자산실사) 업무 및 실행에 대한 이해 정도가 높은 개발사를
선정 해야 시스템 구축 기간 및 업무 활용성을 높일 수 있다.
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